Location: Montreal
Salary: Hourly rate approximately $30-40 per hour PAY
Duration: Contract – 12 months (Full work week 37.5 hours)
*** Experience/expertise with the invoicing module of an integrated management system (Dynamics 365 suite, preferably)***
We are searching for an Accounts Receivable/Payables Administrator to support the accounting team on a contract term.
Department: Finance
Immediate superior: Chief accountant
Infoway helps improve the health of Canadians by working with its partners to accelerate the creation, adoption and effective use of digital health tools across the country. Through its investments, it helps to increase the accessibility and quality of care, as well as the efficiency of health services, for the benefit of patients and clinicians. Infoway is an independent, non-profit organization funded by the federal government.
Purpose of the position
The main role of the administrator is to participate in and provide support for the billing activities of electronic prescription service. This service, currently being rolled out nationally, allows prescribers to electronically send a prescription to the pharmacy chosen by the patient. The individual will be responsible for all daily activities related to managing and recording invoices, to ensure that charges to pharmacies are appropriate and to track and collect payments consistently and correctly. The person will also assist the accounting team as needed, but more specifically the accounts payable team, by processing supplier invoices.
Responsibilities
Participate and provide support in the execution of activities related to customer accounts:
o validate data before generating customer invoices
o generate all customer invoices accurately and quickly
o maintain customer account files and ensure chronological classification, credits and collections
o manage incoming payments and record bank deposits
o carry out account reconciliations and bank reconciliations
o track the status of accounts to collect payments by contacting the customer
o actively identify inconsistencies and problems; collaborate with business partners and support continuous improvement activities so that systems and processes become more efficient, for example through systems integration, improving data accuracy, among others
o answer questions and resolve issues regarding billing and other issues raised by customers
o correct errors and ensure the necessary follow-up to ensure rapid correction of discrepancies.
o Contribute to the execution of accounts payable activities:
o check invoices received from suppliers and ensure that the terms of the contract are respected
o obtain necessary approvals and enter supplier invoices into the system
o respond to requests for information from suppliers
o process expense reports
o generate payment batches
Training
o College diploma, preferably in finance or accounting, and/or experience deemed equivalent
Qualification
o 5 years of experience in accounts receivable and accounts payable
o Experience/expertise with the invoicing module of an integrated management system (Dynamics 365 suite, preferably)
o Great ease in using the MS Office suite, especially Excel
o Strong analytical, organizational and problem-solving skills
o Proven ability to meet project deadlines
o Team player and ability to collaborate with others to achieve goals in a fast-paced environment
o Passion for customer service
o Attention to detail and versatility
o Excellent oral and written communication skills in English and French (French required)
Administrateur ou administratrice, Comptes clients
Date d’affichage : Août 2024
Service : Finances
Supérieure immédiate : Chef comptable
Lieu : Montréal
Inforoute contribue à améliorer la santé des Canadiens en travaillant avec ses partenaires afin d'accélérer la création, l'adoption et l'utilisation efficace d’outils de santé numériques partout au pays. Par ses investissements, elle aide à accroître l'accessibilité et la qualité des soins, de même que l'efficience des services de santé, pour le bien des patients et des cliniciens. Inforoute est une organisation indépendante, à but non lucratif, financée par le gouvernement fédéral.
But du poste
L’administrateur ou l’administratrice a pour rôle principal de participer et d’apporter un soutien aux activités de facturation du service pancanadien d’ordonnances électroniques, appelé PrescripTIonMC. Ce service, en cours de déploiement à l’échelle nationale, permet aux prescripteurs d'envoyer électroniquement une ordonnance à la pharmacie choisie par le patient. La personne sera responsable de toutes les activités quotidiennes liées à la gestion et à l'enregistrement des factures, afin de s'assurer que les frais facturés aux pharmacies sont appropriés et de suivre et d'encaisser les paiements de manière cohérente et correcte. La personne assistera également l'équipe comptable en fonction des besoins, mais plus particulièrement l'équipe des comptes créditeurs, en traitant les factures des fournisseurs.
Responsabilités
Participer et apporter son soutien à l’exécution des activités liées aux comptes clients :
o valider les données avant de générer les factures des clients
o générer toutes les factures des clients avec précision et rapidité
o tenir des dossiers de comptes clients et en assurer le classement chronologique, les crédits et les perceptions
o gérer les paiements entrants et enregistrer les dépôts bancaires
o effectuer des conciliations de comptes et des rapprochements bancaires
o suivre l'état des comptes pour recouvrer les paiements en contactant le client
o repérer activement les incohérences et les problèmes; collaborer avec les partenaires d’affaires et appuyer les activités d’amélioration continue afin que les systèmes et les processus gagnent en efficience, par exemple par l’intégration des systèmes, l’amélioration de l’exactitude des données, entre autres
o répondre aux questions et résoudre les problèmes qui concernent la facturation et d’autres points soulevés par les clients
o corriger les erreurs et veiller au suivi nécessaire pour assurer la correction rapide des écarts.
Contribuer à l’exécution des activités des comptes créditeurs :
o vérifier les factures reçues des fournisseurs et s'assurer que les termes du contrat sont respectés
o obtenir les approbations nécessaires et entrer les factures des fournisseurs dans le système
o répondre aux demandes d’information des fournisseurs
o traiter les rapports de dépenses
o générer des lots de paiement
Formation
o Diplôme d’études collégiales, de préférence en finance ou en comptabilité, et/ou expérience jugée équivalente
Qualification
o 5 années d’expérience en comptes clients et comptes créditeurs
o Expérience/expertise du module de facturation d’un système de gestion intégrée (suite Dynamics 365, de préférence)
o Grande aisance pour l’utilisation de la suite MS Office, surtout d’Excel
o Solides compétences en analyse, en organisation et en résolution de problèmes
o Capacité éprouvée de respecter les délais des projets
o Esprit d'équipe et aptitude à collaborer avec les autres pour atteindre les objectifs dans un environnement où tout se déroule à un rythme rapide
o Passion pour le service à la clientèle
o Souci du détail et polyvalence
o Grandes aptitudes en communication orale et écrite en anglais et en français (français obligatoire)
