Job Description:
WHO WE ARE:
At Arterra Wines Canada, we aim to inspire the simple joys of life, and we come to work every day with a shared passion to build wine brands people love. As a pioneer in the Canadian wine industry with 150 years of experience, our success is driven by our people. We work together with integrity and pride, striving to reach our fullest potential every day, and we’re looking for people who do the same.
We are undergoing a pivotal transformation, actively in search of dynamic individuals poised to make a substantial impact within our ever-evolving organization. Are you someone who embraces change and excels in diverse roles that span across various functions? If so, we look forward to hearing from you!
ROLE SUMMARY:
The Payroll Specialist plays a critical role in the payroll department and is responsible for managing the bi-weekly payroll process, year-end administration, and compliance with all Canadian province payroll regulations, laws and related government filings and practices. This role is part of our P&C Shared Services team and works within our primary systems, Workday, Kronos, and OneSource Virtual, and reports to the Director, Total Rewards, People Analytics and HR Technology.
KEY RESPONSIBILITIES:
Payroll & Payroll Systems:
Seasoned Payroll Professional with knowledge with all Canadian provincial payroll requirements, including Quebec. This role requires fully bilingual business support in English and French (speaking, reading, and writing)
Experienced expert, able to complete entire payroll processing cycle through to settlement – Arterra is a high volume, multi-transactional bi-weekly salary, and hourly payroll for almost 2,500 Non-Union and Union employees.
Arterra uses Workday Payroll and Kronos time keeping for hourly employees, and payroll is the contact for our third-party payroll provider.
Responsible for executing payroll closing steps with 100% accuracy and within designated timelines – input all payroll entries and uploads payments received from the business, perform complete review of audit reports, identify errors and troubleshoot resolutions, work closely with the Shared Service team directing master data corrections.
Troubleshoot payroll inquiries while providing exceptional customer service (payroll mailbox management), resolve common bi-weekly payroll issues including but not limited to; rejected bank deposits, money wires, reconcile and send pension payments, Union due payments, workers compensation board payments, and ROE exceptions.
Complete monthly payroll tasks as necessary, such as payroll GL inquiries from Finance, PIER reports, and governance requests
Manage all payroll audit requests, common or sensitive in nature, from internal audits, annual or unexpected external audits (e.g. provincial workers compensation boards), as an Arterra representative.
Complete yearend payroll reconciliation for multiple business numbers, including complete T4, T4A and Releve-1 balance and issue to all employees within the calendar year
Kronos, time-keeping system & Business Partnering
Partner with payroll team member to audit inputs, create controls and segregation of duties. Also, partner closely with People & Culture total rewards, and HR business partner teams to execute a correct and inclusive payroll.
Stay up to date on payroll-related legislation and improve technical skills for Workday,
Approve, audit and balance bi-weekly Kronos hours for hourly employee population as part of the bi-weekly payroll close process. Connect with managers on how-to input and correct hours, input time off, and make historical retro entries as needed for precise time data at close.
Run hours and absence integrations between Kronos and Workday and resolve issues identified on the error report. Audit and balance hours in Workday to pay hourly employees.
Troubleshoot Kronos access issues with the People Resource Centre.
Continuous Improvement
Identity and propose process improvement projects within the end-to-end payroll processes.
With an innovative mindset, contribute to payroll configuration design ideas and implementation enhancements requests and projects within Workday
Participate in testing cycles for bi-annual Workday releases.
Drive continuous improvement within the payroll department creating automation and reducing manual inputs and process
WHAT YOU BRING:
Bachelor’s Degree or completed post-secondary school education in a related discipline
3-5 years’ Canadian-payroll experience with various diverse payrolls – salary, hourly, union, etc.
Solid knowledge of Canadian payroll compliance and related legislation (CRA, ESA, WSIB, EHT, Privacy)
Experience processing Quebec and unionized payrolls
Payroll Compliance Practitioner certification preferred
Experience with cloud-based HRIS applications, and in-house payroll systems (Workday experience an asset
Working towards PCP certification
Bilingualism in English and French – speaking, reading, and writing would be a strong asset
Critical thinker, strong troubleshooting, and investigation skills
Strong communication skills, able to document payroll processes and effectively communicate payroll requirements with Shared Services teammates to ensure full understanding on both sides
Strong audit and data input assessment skills
Highly detail-oriented, able to troubleshoot difficult calculations to resolve payroll defects and solutions that reduce manual inputs
WHAT WE OFFER:
Hybrid work model, allowing employees to balance remote and in-office work.
Competitive Salary and Bonus.
Benefits and Pension Plan.
Product Allowances.
Training & Development Programs.
Tuition Reimbursement.
Commitment to Corporate Social Responsibility.
A chance to explore and learn more about the Wine industry.
COMPENSATION: Budgeted Range – ($68,009.00 - $88,012.00) The budgeted range takes into account several factors and qualifications that are considered in making compensation decisions including experience, education, training, licenses, certifications, and other business and organizational requirements. Base pay is only one component of the total rewards offering at Arterra.
The budgeted range will align with qualifications, including experience, education, training, licenses, certifications, and other business and organizational requirements.
QUI SOMMES-NOUS ?
Chez Arterra Wines Canada, nous cherchons à inspirer les joies simples de la vie, et nous venons travailler chaque jour avec la passion commune de créer des marques de vin que les gens aiment. En tant que pionnier de l'industrie vinicole canadienne, fort de 150 ans d'expérience, notre succès repose sur notre personnel. Nous travaillons ensemble avec intégrité et fierté, en nous efforçant d'atteindre notre plein potentiel chaque jour, et nous sommes à la recherche de personnes qui font de même.
Nous sommes en pleine transformation et recherchons activement des personnes dynamiques prêtes à avoir un impact substantiel au sein de notre organisation en constante évolution. Êtes-vous quelqu'un qui accepte le changement et qui excelle dans des rôles diversifiés couvrant plusieurs fonctions ? Si c'est le cas, nous sommes impatients de vous connaître !
RÉSUMÉ DU RÔLE :
Le spécialiste de la paie joue un rôle essentiel au sein du service de la paie et est responsable de la gestion du processus de paie aux deux semaines, de l'administration de fin d'année et de la conformité à toutes les réglementations et lois provinciales canadiennes en matière de paie, ainsi qu'aux pratiques et dépôts gouvernementaux connexes. Ce poste fait partie de notre équipe de services partagés P&C et travaille avec nos principaux systèmes, Workday, Kronos et OneSource Virtual, et relève du directeur de la rémunération globale, de l'analyse des personnes et de la technologie des ressources humaines.
RESPONSABILITÉS PRINCIPALES :
Paie et systèmes de paie :
Professionnel chevronné de la paie ayant une connaissance de toutes les exigences provinciales canadiennes en matière de paie, y compris le Québec. Ce poste exige un soutien commercial parfaitement bilingue en anglais et en français (parler, lire et écrire).
Expert expérimenté, capable d'effectuer le cycle complet de traitement de la paie jusqu'au règlement Arterra est un service de paie bihebdomadaire et horaire à volume élevé et à transactions multiples pour près de 2 500 employés syndiqués et non syndiqués.
Arterra utilise Workday Payroll et Kronos pour la gestion du temps des employés horaires, et le service de la paie est le contact de notre fournisseur de paie tiers.
Il est responsable de l'exécution des étapes de clôture de la paie avec une précision de 100% et dans les délais impartis - saisie de toutes les entrées de paie et téléchargement des paiements reçus de l'entreprise, examen complet des rapports d'audit, identification des erreurs et résolution des problèmes, collaboration étroite avec l'équipe des services partagés pour diriger les corrections des données de base.
Résoudre les questions relatives à la paie tout en fournissant un service client exceptionnel (gestion de la boîte aux lettres de la paie), résoudre les problèmes courants liés à la paie bihebdomadaire, y compris, mais sans s'y limiter, les dépôts bancaires rejetés, les virements, le rapprochement et l'envoi des paiements de pension, les paiements dus au syndicat, les paiements de la commission d'indemnisation des accidents du travail et les exceptions au RDE.
Effectuer les tâches mensuelles liées à la paie selon les besoins, telles que les demandes de renseignements sur les GL de la finance, les rapports PIER et les demandes de gouvernance.
Gérer, en tant que représentant d'Arterra, toutes les demandes d'audit de la paie, de nature courante ou sensible, provenant d'audits internes, d'audits externes annuels ou inattendus (par exemple, les commissions provinciales d'indemnisation des accidents du travail).
Effectuer le rapprochement de la paie en fin d'année pour plusieurs numéros d'entreprise, y compris le solde complet des T4, T4A et Releve-1 et l'émettre à tous les employés au cours de l'année civile.
Kronos, système de gestion du temps et partenariat commercial
Collaborer avec les membres de l'équipe chargée de la paie pour vérifier les entrées, créer des contrôles et une séparation des tâches. En outre, vous travaillez en étroite collaboration avec les équipes de People & Culture, de Total Rewards et de HR Business Partners afin d'exécuter une paie correcte et complète.
Vous vous tenez au courant de la législation relative à la paie et améliorez vos compétences techniques pour Workday,
Vous êtes en charge de la mise en œuvre de la stratégie de développement de l'entreprise et de la gestion des ressources humaines. Vous êtes en contact avec les managers sur la manière de saisir et de corriger les heures, de saisir les congés et d'effectuer des saisies rétroactives historiques si nécessaire pour obtenir des données précises sur les heures lors de la clôture.
Exécuter les intégrations des heures et des absences entre Kronos et Workday et résoudre les problèmes identifiés dans le rapport d'erreur. Vérifier et équilibrer les heures dans Workday pour payer les employés horaires.
Résoudre les problèmes d'accès à Kronos avec le Centre de ressources humaines.
Amélioration continue
Identifier et proposer des projets d'amélioration des processus de paie de bout en bout.
Avec un esprit novateur, contribuer aux idées de conception de la configuration de la paie et aux demandes et projets d'amélioration de la mise en œuvre au sein de Workday.
Participer aux cycles de test des versions semestrielles de Workday.
Vous êtes en charge de l'amélioration continue au sein du service de la paie en créant des automatismes et en réduisant les entrées manuelles et les processus.
CE QUE VOUS APPORTEZ :
Vous êtes titulaire d'un baccalauréat ou d'un diplôme d'études postsecondaires dans une discipline connexe.
3 à 5 ans d'expérience dans le domaine de la paie au Canada avec divers types de paie - salaire, salaire horaire, syndicat, etc.
Solide connaissance de la conformité de la paie canadienne et de la législation connexe (CRA, ESA, WSIB, EHT, Privacy).
Expérience du traitement des paies au Québec et des paies syndicales
Certification de praticien en conformité de la paie de préférence
Expérience des applications SIRH en nuage et des systèmes de paie internes (expérience de Workday, un atout).
Travailler en vue de l'obtention de la certification PCP
Solides compétences en communication en anglais et en français - à l'oral, à l'écrit et à la lecture serait un atout
Esprit critique, fortes compétences en matière de dépannage et d'investigation
Solides compétences en communication, capacité à documenter les processus de paie et à communiquer efficacement les exigences en matière de paie avec les coéquipiers des services partagés afin d'assurer une parfaite compréhension de part et d'autre.
Solides compétences en matière d'audit et d'évaluation des données saisies
Très soucieux du détail, capable de résoudre des calculs difficiles afin de résoudre des problèmes de paie et de trouver des solutions qui réduisent les saisies manuelles.
RÉMUNÉRATION : Fourchette budgétée - (68 009,00 $ - 88 012,00 $) La fourchette budgétée tient compte de plusieurs facteurs et qualifications qui sont pris en considération dans les décisions de rémunération, notamment l'expérience, l'éducation, la formation, les licences, les certifications et d'autres exigences de l'entreprise et de l'organisation. Le salaire de base n'est qu'une composante de l'offre globale de rémunération chez Arterra.
La fourchette budgétée s'alignera sur les qualifications, y compris l'expérience, l'éducation, la formation, les licences, les certifications et d'autres exigences commerciales et organisationnelles.
oot calculs difficiles pour résoudre les défauts de paie et les solutions qui réduisent les entrées manuelles.
We are committed to establishing a qualified workforce that reflects the diverse population it serves and we encourage applications from all qualified individuals. We are also committed to preventing and removing barriers to employment for people with disabilities, and we invite you to inform us should you have any accessibility or accommodation needs.
