About Four Seasons
Four Seasons is powered by our people. We are a collective of individuals who crave to become better, to push ourselves to new heights and to treat each other as we wish to be treated in return. Our team members around the world create amazing experiences for our guests, residents, and partners through a commitment to luxury with genuine heart. We know that the best way to enable our people to deliver these exceptional guest experiences is through a world-class employee experience and company culture.
At Four Seasons, we believe in recognizing a familiar face, welcoming a new one and treating everyone we meet the way we would want to be treated ourselves. Whether you work with us, stay with us, live with us or discover with us, we believe our purpose is to create impressions that will stay with you for a lifetime. It comes from our belief that life is richer when we truly connect to the people and the world around us.
About the location:
The vibrant new centrepiece of the city's Golden Square Mile. Chic and sleekly modern, Four Seasons Hotel Montreal forms the vibrant new epicentre of the Golden Square Mile. Dine at our stellar restaurants and shop at the luxurious Holt Renfrew Ogilvy. In this world capital of style and culture, Four Seasons savoir faire helps shine a fresh light on the city.
Commis comptable
Division : Finances
Département : Comptabilité
Relève de : Comptable
- En raison des lois locales, nous considérerons prioritairement les candidats ayant l’autorisation de travailler au Canada, et s’exprimant parfaitement en français et en anglais, à l’oral et à l’écrit.
L’hôtel Four Seasons Montréal recherche une personne qui partage notre passion pour l’excellence et qui cherche à créer une expérience mémorable chez nos employés et nos invités. Nous recherchons une personne possédant une grande éthique de travail, une grande intégrité, un souci de la qualité, une sensibilité aux différences culturelles et un penchant pour le service à la clientèle.
Sommaire du poste
Maintenir un système de bons de commande, de reçus, de factures et de demandes de chèques afin de soutenir, de documenter et de traiter les règlements de tous les comptes créditeurs de l’hôtel, de manière rapide et adéquate. Assurer que tous les fournisseurs sont payés selon les conditions convenues et selon les politiques et procédures de Four Seasons. Supporter l’équipe des services partagés dans les vérifications des revenus de l’hôtel, réviser les documents de support reliés.
Responsabilités principales
- S'assurer que tous les paiements soient correctement effectués et qu'ils soient accompagnés de la bonne autorisation (bon de commande approuvé), d'une preuve de réception, d'une facture ou d'un bordereau de livraison ainsi que du tampon des comptes créditeurs ;
- Soutenir l'équipe externalisée dans le traitement de toutes les factures des comptes créditeurs et des chèques manuels dans le système informatique. Aider à résoudre tout problème lié aux comptes créditeurs, fournir le codage des factures si nécessaire ;
- Exécuter les rapports requis à la fin du mois pour clôturer le cycle des comptes créditeurs ;
- S'assurer que tous les biens reçus et les services fournis, mais pas encore facturés, sont correctement comptabilisés et imputés, et que les montants à payer pour les autres charges sont exacts et correspondent aux pièces justificatives ;
- Valider l'information dans les écritures de journal pour la régularisation des factures reçues après la clôture et pour les biens et services reçus, mais pas encore facturés ;
- Former les équipes opérationnelles sur les pratiques comptables standard, selon les besoins, et sur les infractions fréquentes aux pratiques comptables standard ;
- Assurer le suivi des livrables incomplets et inexacts des opérations (documents de support manquants) ;
- Contribuer à l’amélioration continue du département ;
- Maintenir une bonne communication avec l’équipe de comptabilité externalisée (changements de système, demandes urgentes, anomalies).
- Coordonner avec les autres départements le rapprochement des pourboires et des frais de service
- Participer aux décomptes physiques de l’inventaire ;
- Effectuer les rapprochements mensuels des comptes de bilans et préparer leur réconciliation
Responsabilités Secondaires (remplacement En Cas De Vacances)
- Préparer les dépôts bancaires de l'hôtel et les rapprochements de trésorerie ;
- Examiner les rapports de caisse sur les excédents et les déficits de trésorerie et assurer le suivi des écarts (contrôle système par rapport à la trésorerie réelle) ;
- Collecter et vérifier les documents de tous les centres de revenus de l'hôtel en veillant à l'exactitude et à la conformité avec les contrôles internes de Four Seasons et les politiques locales de l'hôtel;
- Contrôler et enregistrer tous les frais de repas et de représentation du compte interne et signaler tout manquement au directeur adjoint des finances pour qu'il en assure le suivi avec la direction de l'hôtel;
- Superviser la comparaison des recettes avec les soldes des registres respectifs dans le système PMS (registre des clients, registre de la ville et registre des dépôts) et corriger tout écart identifié et porté à l'attention du directeur adjoint des finances;
- Vérifier les règlements et les transmissions des cartes de crédit par rapport aux reçus en banque
- Réconcilier les soldes en suspens en vue d'une réception ultérieure ; veiller à ce que les exceptions fassent l'objet d'une enquête et que les anomalies soient portées à l'attention du directeur des finances ou du directeur adjoint des finances;
- Superviser la mise à jour quotidienne des rapprochements entre les cartes de crédit, les transmissions et reçus ;
- Examiner les comptes du grand livre général établis pour enregistrer les taxes sur les chambres, la nourriture et les boissons, les divertissements, les ventes générales et la taxe sur la valeur ajoutée;
Aptitudes et compétences requises
- Aptitude à lire, à écrire et à parler en français et en anglais ;
- Excellentes compétences de communication écrite et orale ;
- Approche éthique du résultat de certaines situations ;
- Planification et approche proactive des tâches pour assurer une utilisation efficace de toutes les ressources disponibles afin d’avoir une incidence positive sur les objectifs de l’hôtel ;
- Solides aptitudes interpersonnelles afin de maintenir une bonne communication et relation avec les différents services ainsi que les clients ;
- Bonne compréhension des politiques et des procédures ;
- Engagement à suivre toutes les politiques et procédures locales et de l’entreprise en matière de comptes fournisseurs ;
- Bonne compréhension des politiques et des normes de service de l’hôtel ;
- Le poste exige une connaissance technique des principes comptes généralement reconnus, ainsi que des contrôles internes, des politiques et des procédures des hôtels Four Seasons en matière de comptes fournisseurs. Les connaissances fonctionnelles sont généralement acquises sur place ou par l’obtention de certifications professionnelles ;
- Des connaissances informatiques ainsi que la capacité à se servir d’un ordinateur et de la suite Microsoft Office sont requises pour le poste.
Avantages pour vous - Couverture maladie complémentaire (soins dentaires, vision, assurance-vie, médicaments sur ordonnance, etc.) après la période de probation;
- Réductions au restaurant MARCUS et à notre spa 5 étoiles
- Journées et événements pour les employés tels qu'Employé du mois, célébrations des années de service, événements d'anniversaire, et plus encore!
- Repas gratuit par quart de travail dans la salle à manger de nos employés (Café 1440)
- Plan de retraite avec contribution de l'employeur
- Congés payés: jours de maladie, jours de vacances et 2 jours fériés flottants supplémentaires par an
- Opportunités de formation, de développement et de mobilité
- Programme de voyage des employés, y compris les séjours gratuits au Four Seasons dans le monde (selon la durée du service et sous réserve de disponibilité)
- Et plus !
La liste des tâches indiquées ci-dessus n’est pas complète, le poste demande de savoir constamment s’adapter à des situations de grande activité et de gérer spécifiquement des relations avec la clientèle.
- Notre organisation adhère aux principes d’égalité d’accès à l’emploi et s’engage à embaucher une main-d’œuvre diversifiée et à maintenir une culture inclusive. Nous n’effectuons aucune discrimination reposant sur le sexe, l’ethnie, la religion, l’orientation sexuelle, l’âge, l’invalidité, ni tout autre facteur protégé par les lois provinciales et fédérales.
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Accounting Clerk
Division: Finance
Department: Accounting
Reports to: Staff Accountant
Job Summary
Maintain a system of purchase orders, receipts, invoices and cheque requests in order to promptly and adequately support, document and process for payment all hotel payables. Ensure that all vendors are paid according to the agreed terms and to Four Seasons policies and procedures. Support the shared services team in the verification and reporting of hotel revenues, the review of paperwork turned in to Accounting to document such revenues.
- Due to local laws, we will consider candidates who are authorized to work in Canada and are fluent in English and French, both spoken and written.
The Four Seasons Hotel Montreal is looking for someone who shares our passion for excellence and seeks to create a memorable experience for our employees and guests. We are looking for a person who has a strong work ethic, a high level of integrity, a concern for quality, a cultural sensitivity and a sense of customer service.
Core Responsibilities
- Ensure all payments are made correctly and with the correct authorization (approved PO), evidence of receipt, invoice or delivery slip and Accounts Payable stamp.
- Support the shared services team in processing all Accounts Payable invoices and manual cheques through the computer system. Help resolve any issues related to A/P, provide invoice coding if needed;
- Run the required reports at month end to close the Accounts Payable cycle.
- Ensure all goods received and services provided, but not yet invoiced, are properly accrued and expensed and that the outstanding liabilities for other accruals are accurate and agree to all supporting documentation.
- Validate information in journal entries for accrual of invoices received after closing and for goods and services received, but not yet invoiced.
- Train operations on standard accounting practices as needed, coach operations on frequent offenders to standard accounting practices;
- Follow up with incomplete and inaccurate deliverables from operations (missing backup documents);
- Assist in finding solutions to anomaly situations in the department;
- Communicate all important property information to the shared services team (system changes, urgent requests, discrepancies).
- Coordinate with other departments regarding gratuities / service charges reconciliations
- Participate in physical inventory counts;
- Prepare balance sheet reconciliations for specific accounts;
Secondary Responsibilities (coverage During Vacation)
- Prepare the hotel's bank deposits and cash reconciliations;
- Review Over / Short cash reports and follow-up on discrepancies (system expectation vs actual cash dropped);
- Collect/Audit paperwork from all revenue centers in the hotel ensuring accuracy and compliance with Four Seasons’ Internal Controls and local hotel polices;
- Monitor and record all house account meals and entertainment expenses and report any non-compliance to the Assistant Director of Finance for follow up with the hotel management;
- Balance income against the respective ledger balances in the PMS system (guest ledger, city ledger and deposit ledger) and any discrepancies are corrected as identified and brought to the attention of Assistant Director of Finance;
- Verify credit card settlements and transmissions to receipts in bank and outstanding balances are traced for future receipt and ensure exceptions are investigated and anomalies are brought to the Director of Finance or Assistant Director of Finance’s attention;
- Update credit card reconciliations on a daily basis that agree to transmissions and receipts; where credit card numbers are stored electronically, no hard copy of the numbers should be retained on file;
- Review the General Ledger accounts established to Record Room, Food & Beverage, Amusement and General Sales and Value Added Taxes.
Required Skills And Competencies
- Ability to read, write and speak French and English.
- Excellent written and verbal communication skills to prepare and deliver reports.
- Apply an ethical approach to the outcome of situations.
- Plan and monitor duties to ensure effective and efficient use of all available resources in order to make the greatest impact on the Hotel’s objectives.
- Strong interpersonal and relationship building skills to work with peers, superiors and clients.
- Clear understanding of policies and procedures.
- Commitment to follow all local and corporate policies and procedures as they relate to Accounts payables and other finance tasks.
- Clear understanding of standards and service standards of the hotel.
- Require a working technical knowledge of generally accepted accounting principles, and Four Seasons Internal Controls, Policies and Procedures as it relates to Accounts Payable. Working knowledge is generally learned on-the-Job or through a series of professional certifications.
- Require knowledge of and the ability to operate computer equipment and Microsoft Office Suite software.
What’s in it for you?
- Extended Health Coverage (dental, vision, life insurance, RMT, prescription drugs, etc.).
- Discounts at our MARCUS Restaurant and our 5 Star Spa.
- Employee themed recognition days and events such as Employee of the month, Service milestone celebrations, birthday events, and more!
- Complimentary meal per shift in our employee dining room (Café 1440).
- Retirement plan with employer contribution.
- Paid time off including sick days, vacation days and 2 additional floating holidays per year.
- Excellent training, development, and mobility opportunities.
- Employee Travel Program, including complimentary stays at Four Seasons globally (by length of service and subject to availability).
- And so much more!
The list of tasks specified above is not exhaustive, the function will require a constant adaptation to situations of high activity and specific management of customer relations.
- Our organization is an equal opportunity employer committed to hiring a diverse workforce and sustaining an inclusive culture. We do not discriminate on the basis of gender, ethnicity, religion, sexual orientation, age, disability or any other basis protected under provincial or federal laws.
