Fonction générale :

Nous recherchons une personne soucieuse du détail et proactive pour se joindre à notre équipe en tant qu’adjointe administrative chez Audio-Technica Canada, Inc. Ce rôle sera responsable de la gestion de divers aspects du processus de coordination de la logistique et des ventes, y compris l’approvisionnement, la coordination des expéditions, l’inventaire et d’autres soutiens au besoin.

Les principales responsabilités comprennent, sans s’y limiter :

Soutien aux ventes :

Soutien aux demandes de crédit du concessionnaire

Applications de configuration du concessionnaire

Configurations des SKU des concessionnaires

Sauvegarde des commandes clients et des processus de retour

Support de la boutique en ligne

Sauvegarde des e-mails de demandes de renseignements

Répondre au téléphone

Soutien logistique et opérationnel :

Coordination de l’expédition :

Soutenir les réservations d’expéditions maritimes et surveiller les expéditions pour assurer une livraison à temps

Coordination des achats (bons de commande) :

Support à l’émission des bons de commande aux filiales et aux usines

Soutien à la communication avec les fournisseurs pour assurer la livraison des marchandises dans les délais

Coordination des fournisseurs :

- Soutien au suivi des fournisseurs (usines) sur les réclamations, les écarts et les problèmes de qualité

Soutien aux prévisions :

- Prise en charge de la mise à jour des feuilles de prévision des ventes

Coordination de l’inventaire :

- Soutenir la gestion des stocks et communiquer les informations de disponibilité à l’équipe de vente

Autrui

Compte créditeur :

- Soutenir la soumission des factures, des paiements à l’équipe comptable et d’autres aspects financiers

Soutien administratif :

- Fournir un soutien administratif général aux équipes commerciales et logistiques

-- Aider à préparer des rapports, des présentations et d’autres documents au besoin

- Entreprendre toutes les tâches supplémentaires nécessaires à l’atteinte des objectifs de l’entreprise

Exigences du poste :

Connaissances et expérience

Bilingue anglais et français (écrit et parlé)

Baccalauréat ou équivalent études/expérience de travail

Solide éthique de travail avec la capacité de s’épanouir de manière autonome dans un environnement dynamique et axé sur le travail d’équipe

Souci du détail

Compétences en résolution de problèmes

Maîtrise des applications Microsoft

Expérience de l’utilisation de logiciels CRM et d’outils de gestion de pipeline, de préférence

Expérience SAP souhaitable

Pour effectuer ce travail avec succès, une personne doit être capable d’accomplir chaque tâche essentielle de manière satisfaisante. Les exigences énumérées ci-dessus sont représentatives des connaissances, des compétences et/ou des capacités requises. Des aménagements raisonnables peuvent être faits pour permettre aux personnes handicapées d’exercer les fonctions essentielles.

Études ou expérience équivalente :

Baccalauréat ou équivalent études/expérience de travail

Une expérience dans l’industrie de l’audio commercial est un atout

General Function:

We seek a detail-oriented and proactive individual to join our team as an Administrative Assistant at Audio-Technica Canada, Inc. This role will be responsible for managing various aspects of the logistics and sales coordination process, including procurement, shipping coordination, inventory, and other support as required.

Principal Responsibilities include, but are not limited to:

Sales Support:

· Dealer credit requests support

· Dealer setup applications

· Dealer SKU setups

· Back up for sales orders and returns processes

· Web store support

· Enquiries emails backup

· Answering the phones

Logistics & Operations Support:

· Shipping Coordination:

· Support the ocean shipment bookings and monitor shipments to ensure on-time delivery

· Procurement (Purchase Order) Coordination:

· Support to issue purchase orders to affiliates and factories

· Support to communicate with suppliers to ensure timely delivery of goods

· Supplier Coordination:

- Support to follow up with suppliers (factories) on claims, discrepancies, and quality issues

· Forecasting Support:

- Sales forecast sheet update support

· Inventory Coordination:

- Support inventory management and communicate availability info with the sales team

Others

· Account Payable:

- Support submitting invoices, payments to the Accounting team, and other financial

transactions

· Administrative Support:

- Provide general administrative support to the sales and logistics teams

- Assist in preparing reports, presentations, and other documents as needed

- Undertake any additional tasks required to achieve the company's objectives

Position Requirements:

Knowledge and Experience

· Bilingual English and French (written and spoken)

· Bachelor’s degree or combined education/work experience equivalent

· Strong work ethic with the ability to thrive independently in a fast-paced, team-oriented environment

· Attention to detail

· Problem-solving skills

· Proficiency with Microsoft applications

· Experience using CRM software and pipeline management tools preferred

· SAP experience desirable

To perform this job successfully, an individual must be able to perform each essential duty satisfactorily. The requirements listed above are representative of the knowledge, skill, and/or ability required. Reasonable accommodations may be made to enable individuals with disabilities to perform the essential functions.

Education or Equivalent Experience:

· Bachelor’s degree or combined education/work experience equivalent

Commercial Audio industry experience is a plus

Job Type: Full-time

Schedule:

Monday to Friday

Education:

Secondary School (preferred)

Experience:

Administrative experience: 1 year (preferred)

Language:

French (required)
English (required)

Work Location: In person

Audio-Technica Canada jobs

Administrative Assistant