*French version will follow

Reporting to the Junior Controller, the Accounts Receivable Coordinator ensures accounts receivables operations by communicating and following up with clients and negotiating with them as necessary. He is expected to maintain a good relationship with the customers and ensure the well-being of the company’s finances by collecting payments.

He acts as a carrier of the values of the organization and performs all other related tasks, all in accordance with the internal procedures and rules of the organization.

REQUIRED TASKS

Accounts Receivable

1. Set up new customer accounts.

2. Communicate with customers on a regular basis and maintain good relationships, follow up with calls on payment agreements/past due accounts, send statements and invoice copies as needed or requested.

3. Prepare, post, verify and record customer payments received by credit card, e-transfer, bank bill payments, pre-authorized payments, and cheques on a daily basis.

4. Balance and post invoices, credit notes daily and complete the end of day report.

5. Process refunds to credit cards, email credit notes to customers.

6. Prepare collection report bi-weekly and make relevant notes.

7. Assess bad debt allowance on a quarterly basis.

8. Make, maintain, and update notes in our collections management software.

9. Work closely with sales account managers to investigate and resolve any issues.

10. Maintain a good relationship with the collection agency and assist them as needed.

11. Respond to various customer requests.

12. Research and resolve any account discrepancies.

13. Investigate and release new orders that are caught for financial review (credit limit, overdue, prepayment needed), negotiate payment agreements with customers if necessary.

14. Communicate/coordinate any modifications to customer accounts with parent company (address changes, name changes, holds, etc.)

15. Investigate and communicate with mass market accounts (mostly Amazon) to resolve disputes, chargebacks, and shortages.

16. Process electronic invoices through SPS Commerce.

17. Follow up on references for customers requesting terms, answer credit requests from cooperating entities.

18. Coordinate staff items purchasing and processing of payments.

19. Balance customer accounts, credit card batches and cash box.

20. Process accounting memos, adjustments to customer accounts, and write-offs as approved.

21. Assess and adjust credit limits.

22. Perform any other duties as assigned.

Administrative Tasks

1. Manage two email inboxes (accounts receivable and personal).

2. Receive faxes and various mail and forward them to the appropriate person.

3. File documents and customer folders.

4. Greet and direct people coming into the office.

5. Contribute to the team's efforts by performing all other related administrative tasks.

EXPECTED BEHAVIOUR

1. Execute tasks quickly while showing great diplomacy and discretion.

2. Be able to work under pressure and meet non-negotiable deadlines.

3. Have great negotiation skills, and the ability to build relationships with clients and colleagues.

4. Have a positive attitude with the ability to adapt quickly to change.

5. Be proactive in dealing with the various issues as they arise.

ACADEMIC REQUIREMENTS AND REQUISITE EXPERIENCE

1. Minimum 2-3 years of previous experience in accounting, in a similar role.

2. Secondary school diploma and/or higher education in accounting or finance

3. Full proficiency in English (verbal and written).

4. Intermediate or full proficiency in French is an asset (verbal and written).

5. Full knowledge of the following programs: Microsoft Office Suite, Microsoft Dynamics Great Plains, and SalesPad software is an asset.

6. Previous experience with multinational corporations is an asset.

7. Possess great attention to detail and good organization skills.

*Any relevant combination of education and experience will be considered.

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Relevant du contrôleur junior, le coordinateur des comptes clients assure les opérations liées aux comptes clients en communiquant avec les clients, en assurant leur suivi et en négociant avec eux si nécessaire. Il doit maintenir une bonne relation avec les clients et veiller à la bonne santé financière de l'entreprise en collectant les paiements.

Il agit en tant que porteur des valeurs de l'organisation et exécute toutes les autres tâches connexes, dans le respect des procédures et des règles internes de l'organisation.

TÂCHES À RÉALISER

Comptes recevables

1. Créer de nouveaux comptes clients.

2. Communiquer régulièrement avec les clients et entretenir de bonnes relations, assurer le suivi des accords de paiement et des comptes en souffrance, envoyer des relevés et des copies de factures selon les besoins ou les demandes.

3. Préparer, comptabiliser, vérifier et enregistrer quotidiennement les paiements des clients reçus par carte de crédit, virement électronique, paiements de factures bancaires et préautorisés ainsi que chèques.

4. Équilibrer et enregistrer quotidiennement les factures, les notes de crédit et effectuer le rapport de fin de journée.

5. Traiter les remboursements de cartes de crédit, envoyer des notes de crédit aux clients.

6. Préparer le rapport de recouvrement bi-hebdomadaire et prendre les notes appropriées.

7. Évaluer la provision pour créances irrécouvrables sur une base trimestrielle.

8. Prendre, maintenir et mettre à jour des notes dans le logiciel de gestion des recouvrements.

9. Travailler en étroite collaboration avec les gestionnaires de comptes de vente afin d'enquêter et de résoudre tout problème relié aux clients.

10. Maintenir une bonne relation avec l'agence de recouvrement et l'assister en cas de besoin.

11. Répondre aux diverses demandes des clients.

12. Rechercher et résoudre toute anomalie dans les comptes.

13. Examiner et valider les nouvelles commandes faisant l'objet d'un examen financier (limite de crédit, retard, nécessité d'un paiement anticipé) et négocie des accords de paiement avec les clients si nécessaire.

14. Communiquer/coordonner toute modification des comptes clients avec la société mère (changements d'adresse, de nom, retenues, etc.).

15. Enquêter et communiquer avec les comptes de la grande distribution (principalement Amazon) pour résoudre les litiges, les rétrocessions et les pénuries.

16. Traiter les factures électroniques à travers le système SPS Commerce.

17. Assurer le suivi des références pour les clients qui demandent des conditions, tout en répondant aux demandes de crédit des entités coopérantes.

18. Coordonner les achats d'articles du personnel et le traitement des paiements.

19. Équilibrer les comptes de clients, les lots de cartes de crédit et la caisse.

20. Traiter les notes comptables, les ajustements des comptes clients et les pertes telles que approuvés.

21. Évaluer et ajuster les limites de crédit.

22. Effectuer toute autre tâche qui lui est confiée.

Tâches administratives

1. Gérer deux boîtes de réception de courrier électronique (comptes clients et personnel).

2. Recevoir les télécopies et le courrier divers et les transmettre à la personne appropriée.

3. Classer les documents et les dossiers des clients.

4. Accueillir et orienter les personnes qui se présentent au bureau.

5. Contribuer aux efforts de l'équipe en effectuant toutes autres tâches administratives.

COMPORTEMENTS À ADOPTER

1. Exécuter les tâches rapidement tout en faisant preuve de diplomatie et de discrétion.

2. Être capable de travailler sous pression et de respecter des délais non négociables.

3. Avoir d'excellentes compétences en matière de négociation et la capacité d’établir des relations avec les clients et les collègues.

4. Avoir une attitude positive et être capable de s'adapter rapidement au changement.

5. Être proactif dans le traitement des différentes questions au fur et à mesure qu'elles se présentent.

EXIGENCES ACADÉMIQUES ET EXPÉRIENCE À DÉTENIR

1. Expérience pertinente d’au moins 2 à 3 ans en comptabilité ou dans un poste similaire.

2. Détenir un diplôme d’études secondaires et/ou une formation en comptabilité ou en finance

3. Maîtrise avancée de l'anglais (oral et écrit). Connaissance intermédiaire ou avancée du français est un atout (à l'oral et à l'écrit).

4. Connaissance approfondie des programmes suivants : Microsoft Office Suite, Microsoft Dynamics Great Plains et SalesPad.

5. Expérience préalable avec des sociétés multinationales est un atout.

6. Avoir le sens du détail et de bonnes capacités d'organisation.

*Toute combinaison pertinente de scolarité et d’expérience sera considérée.

Job Types: Full-time, Permanent

Pay: From $25.00 per hour

Expected hours: 40 per week

Benefits:

Company events
Dental care
Extended health care
Paid time off
RRSP match

Schedule:

8 hour shift
Day shift
Monday to Friday

Application question(s):

Are you legally qualified to work in Canada?

Experience:

Accounts receivable: 3 years (required)

Work Location: In person

Asmodee Canada jobs

Accounts Receivable Coordinator