100 King Street West Toronto Ontario,M5X 1A1

Performs a variety of administrative and clerical tasks, financial and human resources administration and provides professional support to one or more Managers and their direct reports. The role provides general offices services ensuring all administrative and operational processes and control standards are followed, while seeking to determine, develop, and participate in implementation of improvement opportunities, contributing to the effective and efficient operation of the business group.

Manages regional mailbox and attends to all inquiries.
Supports the development of tailored messaging, which may include writing, editing and distributing communications (e.g., correspondence, presentations, policies & procedures); Sends out floor communications as directed by the business.
Validates Serraview floorplans (quarterly and as needed).
Supports our Ontario Commercial Banking Hubs virtually; occasionally may require site visits to Hubs.
Submits all BGIS tickets and works closely with our Workplace Associate and team.
Completes daily walkthrough of our floors (morning and evening).
Tail-end support for new hires.
In charge of pass card requests & quarterly validation report.
Equipment management for Ontario CCB teams.
Processes invoices for payment in adherence with documented processes and guidelines and vendor agreements.
Partners with other Administrative Assistants in Ontario and across Canada on various projects.
Runs/audits/and distributes the HR movement reports, wireless reports, and all other ad-hoc reports for the business.
Audits and tracks workstations, as required.
In charge of assigning fixed desks and updating floor plans on Serraview.
Works with internal partners to give access to employees to our booking tool; also, requests various workstations changes for the teams (fixed desk vs hoteling, etc).
Supports the execution of strategic initiatives; includes tracking metrics and milestones.
Builds effective relationships with internal/external stakeholders.
Analyzes data and information to provide insights and recommendations.
Provides specialized and professional support to an executive and their senior managers within a large and diverse department or business group.
Provides coaching and mentoring to more junior administrative assistants to support them in developing capability to carry out current job accountabilities.
Supports the coordination and implementation of department events, when required.
Develops and maintains a filing system; ensures business and operational reports, forms, and other documentation, paper or electronic, are readily available.
Supports the development of tailored messaging, which may include writing, editing and distributing communications (e.g., correspondence, presentations, policies & procedures).
Responds to and resolves escalating inquiries.
May support some client facing Team Leads with expenses, travel, and attestations.
Liaises with internal business units and external vendors and participates in the local coordination and implementation of premises and building related matters including incoming / outgoing staff and contractors, relocations, office planning and new furniture requirements while ensuring minimal interruptions to business operations.
Maintains supplies inventory by checking stock to determine inventory level; anticipating needed supplies; placing and expediting orders for supplies; verifying receipt of supplies.
Collaborates with internal and external stakeholders in order to deliver on business objectives.
Organizes work information to ensure accuracy and completeness.
Completes complex & diverse tasks within given rules/limits and may include handling escalations from other employees.
Broader work or accountabilities may be assigned as needed.

Qualifications:

Typically between 3-5 years of experience in an administrative/professional support function and post-secondary degree in related field of study desirable.
Specialized knowledge.
Excel skills - Excellent.
Verbal & written communication skills - Excellent.
Organization skills - Excellent.
Collaboration & team skills - Excellent.
Data, analytical and problem solving skills - Excellent.

Exécuter différentes tâches administratives et de bureau, administrer les ressources financières et humaines et fournir un soutien professionnel à un ou plusieurs gestionnaires et à leurs subordonnés immédiats. Le titulaire du poste fournit des services administratifs généraux en veillant au respect de tous les processus administratifs et opérationnels ainsi que des normes de contrôle, tout en cherchant à déterminer et à développer des occasions d’amélioration et à participer à leur mise en œuvre, et contribue ainsi à la bonne marche du groupe d’exploitation.

Soutenir la mise en œuvre des initiatives stratégiques, et faire le suivi des indicateurs et des étapes importantes.
Établir des relations efficaces avec les parties prenantes internes et externes.
Analyser les données et les renseignements pour fournir des idées et des recommandations.
Diriger la planification, la coordination et la tenue des activités du service.
Offrir du soutien spécialisé et professionnel à un dirigeant et à ses directeurs principaux au sein d’un service ou d’un groupe d’exploitation important et diversifié.
Assurer la coordination et le suivi des budgets; produire des rapports sur les résultats par rapport aux budgets.
Offrir du coaching et du mentorat au personnel administratif débutant pour l’aider à acquérir les compétences nécessaires à l’exercice de ses responsabilités actuelles.
Gérer et surveiller les calendriers et les événements à venir. Transmettre les invitations aux réunions, réserver les salles de réunion et prendre les dispositions nécessaires, notamment quant aux ressources, pour que les réunions se déroulent efficacement et sans problème. Participer à la coordination et la tenue des activités du service.
Établir et maintenir un système de classement; veiller à ce qu’il soit facile d’accéder aux rapports d’activités, aux rapports d’exploitation, aux formules et à tout autre document, en version électronique ou papier.
Appuyer l’élaboration d’un message personnalisé, ce qui peut comprendre la rédaction, la révision et la transmission des communications (ex., correspondance, présentations, politiques et procédures).
Acheminer les communications sortantes. Répondre aux appels à la ligne téléphonique centrale, répondre aux demandes de renseignements ou les acheminer.
Traiter les factures en vue de leur règlement, conformément aux processus, aux lignes directrices et aux ententes avec les fournisseurs consignés.
Préparer et consigner les demandes de remboursement de frais et les notes de frais par service. Faire le suivi des dépenses pour assurer le respect du budget.
S’occuper des réservations de voyage, en faisant des réservations de vol et d’hôtel selon les besoins.
Assurer la liaison avec les unités d’affaires internes et les fournisseurs externes et participer à la coordination et à la mise en œuvre de mesures liées aux locaux et aux immeubles, et notamment aux employés contractuels ou occasionnels et aux membres du personnel qui arrivent dans l’organisation ou qui la quittent, aux relocalisations, à la planification des bureaux et aux besoins de nouveau mobilier, tout en veillant à ce que les opérations soient interrompues le moins possible.
Gérer les stocks de fournitures; à cette fin, vérifier les stocks pour en déterminer le niveau; prévoir les fournitures nécessaires; passer les commandes de fournitures et en demander la livraison; vérifier la réception des fournitures.
S’assurer que tous les horaires de vacances et d’absences sont consignés, qu’ils tiennent compte des besoins d’affaires essentiels, qu’ils suivent les lignes directrices et qu’ils sont gérés de façon uniforme pour l’ensemble des employés de l’équipe; repérer les conflits d’horaire aux fins de résolution.
Coordonner les besoins de formation du personnel (recherche, réservations, annulations, confirmations, etc.).
Collaborer avec les parties prenantes internes et externes pour atteindre les objectifs d’affaires.
Classer les renseignements pour assurer l’exactitude et l’exhaustivité.
Exécuter des tâches complexes et diversifiées en respectant les règles et les limites établies; gérer au besoin les demandes de transmission à l’échelon supérieur des autres employés.
Analyser les problèmes et déterminer les prochaines étapes.
Des tâches et des responsabilités plus larges peuvent être attribuées au besoin.

Qualifications :

Généralement de trois à cinq années d’expérience professionnelle pertinente dans une fonction de soutien administratif ou professionnel avec diplôme d’études postsecondaires dans un domaine connexe, souhaitable.
Connaissances spécialisées.
Compétences en communication orale et écrite – bonnes compétences.
Compétences en organisation – bonnes compétences.
Compétences pour la collaboration et le travail d’équipe – bonnes compétences.
Compétences en analyse et en résolution de problèmes – bonnes compétences.

Salary:

$37,500.00 - $69,500.00

Pay Type:

Salaried

The above represents BMO Financial Group’s pay range and type.

Salaries will vary based on factors such as location, skills, experience, education, and qualifications for the role, and may include a commission structure. Salaries for part-time roles will be pro-rated based on number of hours regularly worked. For commission roles, the salary listed above represents BMO Financial Group’s expected target for the first year in this position.

BMO Financial Group’s total compensation package will vary based on the pay type of the position and may include performance-based incentives, discretionary bonuses, as well as other perks and rewards. BMO also offers health insurance, tuition reimbursement, accident and life insurance, and retirement savings plans. To view more details of our benefits, please visit: https://jobs.bmo.com/global/en/Total-Rewards

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