Procéder au rapprochement mensuel du grand livre de la rémunération pour 10 entités juridiques (et possiblement bientôt plus) et veiller au transfert des données entre Dayforce, et Infoflo (puis SAP, dans un avenir proche).
Préparer les produits aux fins de partage des bénéfices et de comptabilisation des primes, y compris procéder à la comptabilité des incitatifs à long terme pour cadres et fournir les écritures à l’équipe de la comptabilité afin qu’elle les comptabilise chaque mois.
Assurer la provision exacte pour le maintien de salaire et fournir les écritures à l’équipe de la comptabilité afin qu’elle les comptabilise chaque trimestre.
Passer en revue les heures de recherche et développement (R et D) consignées aux fins d’établissement du crédit d’impôt relatif à la R et D et préparer la réaffectation mensuelle des coûts salariaux pour les heures de R et D connexes. Veiller à ce que les bonnes normes du gouvernement soient respectées pour justifier le crédit d’impôt relatif à la R et D que nous recevons. Participer à tout audit public touchant la R et D.
Veiller à la répartition appropriée des coûts de la direction de IPEX à l’aide des facteurs établis, y compris les coûts liés aux activités des membres de la direction et d’autres affectations liées aux activités du siège social, pour toutes les autres entités juridiques qui reçoivent ces services, à savoir les activités du siège social de Canplas relativement aux produits vendus à IPEX USA et les mesures de soutien du siège social de Hamilton Kent (HK) offertes à HK LLC.
Veiller à la comptabilisation appropriée des avantages imposables, y compris les cartes-cadeaux, les voitures, le stationnement et d’autres avantages indirects, le formulaire 1042 pour les personnes qui ne résident pas aux États-Unis, mais qui sont soumises à des retenues fiscales aux États-Unis, le formulaire T2200 concernant les dépenses de travail à domicile et d’autres avantages ou répercussions fiscales à mesure qu’ils surviennent. Procéder également à la déclaration de la Subvention salariale d’urgence du Canada et participer aux futures initiatives d’audit des prestations reçues.
Fournir aux compagnies d’assurance les renseignements requis relatifs aux ETP et aux coûts des ETP par entité juridique, ventilés par activité réalisée sur une base annuelle et prospective, avec documents justificatifs.
Procéder au dénombrement mensuel des effectifs consolidés de IPEX NA et à la déclaration des ETP par entité juridique et personne morale à l’aide de Dayforce, et d’autres systèmes non intégrés.
Fournir chaque mois des explications concernant les écarts relatifs au dénombrement des effectifs, aux ETP, à la rémunération, aux avantages sociaux, au partage des bénéfices, aux primes, aux indemnités de départ, aux montants alloués pour les frais de gestion et à d’autres coûts liés à la rémunération.
Veiller à l’enregistrement exact des cotisations de retraite, des rajustements aux autres éléments du résultat étendu, du passif au titre du régime de retraite et des avoirs de retraite, passer en revue la comptabilité concernant les régimes de retraite, fournir les données de retraite et les renseignements en vertu de la norme IAS 19 aux fins d’examen à Aliaxis, à nos actuaires et à nos auditeurs et participer aux réunions du comité de retraite aux côtés de nos gestionnaires en placements des fonds de retraite.
Veiller à ce que les comptes du grand livre et les codes de rémunération soient bien mis en correspondance.
Examiner et consigner les versements de retenues à la source et les dépenses répercutables.
Collaborer étroitement avec le service des RH pour répondre aux demandes et résoudre les problèmes.
Participer au rapprochement de la paie et des avantages sociaux de fin d’exercice.
Participer au processus mensuel de clôture.
Procéder au rapprochement du bilan de la rémunération et des comptes de résultats.
Aider à veiller à ce que les écritures de journal mensuelles pour les charges salariales et les attributions aux centres de coûts soient effectuées avec exactitude.
Soutenir la mise en œuvre des normes, des politiques, des procédures et des processus pertinents afin d’améliorer l’efficacité et l’efficience de la comptabilité de la paie.
Soutenir les activités de formation et la diffusion des processus normalisés dans les aspects choisis du service de la paie.
Soutenir toutes les activités de comptabilité et de déclaration de la paie, y compris la mise en œuvre de nouveaux systèmes de rémunération, comme le nouveau système de gestion des heures et de l’assiduité Dayforce, qui remplacera Kronos.
Examiner et mettre en œuvre des mesures de contrôle interne pour les processus de production de rapports financiers dans les sphères de responsabilité pertinentes.
Préparer et mettre à jour des procédures normales d’exploitation, recommander et mettre en œuvre des améliorations et proposer des solutions aux équipes des ressources humaines et des finances.
Calculer et fournir des factures manuelles à nos sociétés sœurs pour les frais croisés liés aux employés, y compris toutes les dépenses liées aux employés telles que leur rémunération, leurs avantages sociaux, leurs déplacements et autres frais engagés pour fournir des services à nos sociétés sœurs.
Dans le contexte des responsabilités susmentionnées, fournir à l’équipe de la planification et de l’analyse financières des prévisions trimestrielles, le budget annuel et le plan quinquennal concernant le dénombrement de l’effectif, les ETP, la rémunération, le partage des bénéfices et les avantages sociaux connexes.
Toutes les responsabilités susmentionnées nécessiteront une collaboration étroite avec l’équipe de la comptabilité, des finances, de la planification et de l’analyse financières ainsi que des ressources humaines.
Toute autre tâche connexe.
Baccalauréat en comptabilité.
Titre de comptable professionnel agréé (CPA), un atout.
Bilinguisme (français et anglais) à l’oral et à l’écrit.
Doit avoir une très bonne connaissance d'Excel (RechercheV, RechercheX, Index, Tables Croisée Dynamique)
Cinq ans d’expérience pertinente.
Bonne compréhension de la réglementation canadienne en matière de rémunération et des principes comptables connexes.
Expérience de l’utilisation de systèmes de comptabilité, de Dayforce et de Workday et connaissance de SAP, un atout.
Expérience de la mise en œuvre de systèmes, un atout.
Capacités poussées d’analyse et de résolution de problèmes.
Expérience en matière d’amélioration opérationnelle.
Expérience de travail au sein de vastes organisations complexes où tout évolue rapidement.
Capacité à travailler dans un environnement flexible au sein duquel les exigences et les procédures évoluent continuellement.
Le titulaire du poste doit préserver la confidentialité des données et protéger la vie privée des employés.
Expérience de travail auprès de plusieurs compagnies au sein de grandes entreprises.
Travail presque toujours à l’intérieur, dans un environnement de bureau, en position assise durant de longues périodes.
L’employé peut être appelé à se rendre occasionnellement dans d’autres sites de IPEX en période d’inventaire.
Prepare monthly payroll GL reconciliation for 10 legal entities (and possibly more to come soon), ensure transfer of information between Dayforce and Infoflo (and then SAP in the near future).
Be responsible for preparing the accruals for profit sharing and bonus accruals including Executive Long-Term Incentive accounting and providing the entries to accounting team to post on a monthly basis.
Be responsible for the accurate salary continuance provision accrual and providing accounting team with the entries to post on a quarterly basis.
Review the research & development (R&D) reporting of hours for the R&D credit and prepare the monthly re-allocation of payroll costs for related R&D hours. Ensuring the accurate government norms are met to explain the R&D credit that we receive. Support any R&D government audits.
Ensure the proper allocation of Company 12 costs using established allocation drivers, including the costs of our Executives and other allocations of head office (HO) activities to all the other legal entities receiving these services. Namely the Canplas HO activities being provided to their products being sold to IPEX USA and the Hamilton Kent (HK) HO support being given to HK LLC.
Ensure the proper recognition of taxable benefits including gift cards, cars, parking, other perks, US non-resident tax issues 1042 forms, T2200 work from home forms and other benefits or tax implications as they arise like reporting for the Canada Employment Wage Subsidy (CEWS) and supporting future audits of these benefits received.
Provide our insurance companies with the required information detail of FTE and FTE costs per legal entity and broken down by activities being performed on an annual and prospective basis with supporting documentation.
Provide monthly IPEX NA Consolidated monthly headcount and FTE reporting by legal entity and person using Dayforce and other non-integrated systems.
Provide monthly variance explanations related to major headcount, FTE, payroll, benefits, profit sharing, bonus, severance, management fee allocations and other payroll related costs.
Ensure the correct recording of pension contributions, Other Comprehensive Income adjustments, pension liability, pension assets, and review pension accounting and provide pension data / IFRS 19 information for review with Aliaxis, our actuaries, our auditors and participate on pension committee meetings with our pension investment managers.
Ensure that GL accounts and wage type codes are accurately mapped.
Review and record payroll remittance payment and back-charges.
Work closely with HR department to resolve inquires and issues.
Assist with year-end payroll & benefits reconciliation.
Participate in the month end closing process.
Perform reconciliation of payroll balance sheet & P&L accounts.
Help to ensure monthly journal entries for payroll accruals and cost center allocations are accurately done.
Support implementation of relevant standards, processes, policies and procedures to improve efficiency and effectiveness of payroll accounting.
Support training activities and standard process sharing in the defined payroll area.
Support all payroll accounting and reporting activities including the implementation of new payroll systems like the new Hourly Dayforce Time and Attendance system that is replacing Kronos.
Review and perform internal controls over financial reporting processes in the respective areas of responsibility.
Prepare and maintain Standard Operating Procedures (SOPs), recommend, and implement improvements and provides solutions to Human Resources and Finance.
In the context of all of the above, provide the Financial Planning & Analysis (FP&A) Team with quarterly forecasts, the annual budget and the 5 year-plan for headcount, FTE, payroll, profit sharing, and associated benefits.
Calculate and provide Manual Invoices to our sister companies for employee related cross-charges including all employee related expenses like their travel and other costs incurred in providing services to our sister companies.
All the above will entail working closely with the Accounting, finance, FP&A, and Human Resources team to succeed.
All other related tasks.
Bachelor’s degree in accounting.
Chartered Professional Accountant (CPA) designation is an asset
Bilingualism (French-English) is asset, both verbal and written skills.
Due to the international nature of this company, English proficiency is a must have.
Must have a very strong knowledge of Excel (Vlookup, Xlookup, Indexing, Pivot Tables)
5 years of relevant experience
Good understanding of Canadian payroll regulations and accounting
Experienced with accounting systems, Dayforce, Workday, and SAP knowledge is an asset.
Experience with system implementations is a plus
Sophisticated analytical and problem-solving skills
Experienced in operational improvement
Experienced in large, complex, and fast-paced organizations
Ability to work in a flexible environment where requirements and procedures continuously evolve
Must maintain confidential information discreetly and protect employee privacy
Have experience in multi-companies in large businesses;
Nearly always work indoors in corporate office environment with long periods of sitting.
Employee may need to occasionally visit other IPEX locations during inventory counts
