Good Coffee Brings People Together – Fancy a cup?

If you’re a coffee passionate looking to work in a stimulating and challenging industry, you’ve potentially landed on your future job. Allow us to introduce ourselves. We are Servomax, an office coffee services provider who is looking to help Canadian employers create a work environment that promotes their team’s well-being. From coffee, to snacks, and even catered meals – we’ve got everything our clients need to take their office experience to the MAX.

What is it like to work at Servomax?

Working at Servomax is taking part in a fast-growing team with big corporate objectives. We aim high, but only because we have the best people to support us. Think of a small group of talented, professional individuals coming together to create a massive impact through innovative equipment, quality products, and outstanding, reliable service. Build long-lasting relationships with clients and team members and contribute to the modern transformation of office breakrooms across the country.

We’ve also got awesome benefits!

FREE quality coffee, work-life balance, health coverage, employee discounts, competitive compensation and more!

We’re currently looking for an

AR SPECIALIST

Our team of coffee experts is responsible for the distribution and service of a variety of commercial coffee equipment. Our finance team ensures performance and quality across our offerings and operations, allowing us to do our best work and provide maximum service to our clients. Our current finance team has decades of industry specific expertise and is very well positioned to make the best recommendations for our business processes and operations.

An ideal candidate will have a basic background in some, or all, of the following skills and concepts:

Billing & Invoicing
Accounting
Multitasking
Finance
Coffee
Customer Service
Food and beverages industry

As a new employee you will get set up on a comprehensive training plan that covers fundamental skills, tools, and intradepartmental knowledge necessary to be successful and efficient before entering the field

Responsibilities

Perform administrative and clerical tasks such as, sending monthly statements, copies of invoices, and bill reminders.
Daily collection calls to customers to ensure payment of outstanding receivables and track the status within our ERP system
Maintain precise records of all incoming payments and account statuses (recording and posting payments received)
Support clients with general inquires through email/phone.
Actively investigate and resolve invoice discrepancies.
Reconcile any irregularities in receipts.
Upload invoices to clients’ portals and verify payment status.
Address all issues related to accounts receivable.
Ensure clients AP contacts are accurate and up to date in our CRM.
Work on transferring clients to pay by EFT.
Produce Weekly AR reports for internal status meetings.
Generate financial reports upon request
Contribute to a streamlined internal process within the finance team
Providing support for Billing Department and Accounts Payable
Assisting with billing month end close

Requirements

Minimum of 3 years in a related field
Good knowledge of Great Plains (an asset) or any other similar accounting software
Good working knowledge of Microsoft Excel
Attention to detail
Professional attitude with exceptional time management skills
Ability to work autonomously, and proven leadership skills
Strong verbal and written communications skills in both English and French
Ability to perform under pressure and resolve client issues in a timely manner

Schedule is from Monday to Friday, 8am-5pm.

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Les meilleures amitiés commencent avec un bon café – Prenons-en un, ensemble !

Si le café vous passionne et que vous cherchez à travailler dans un domaine stimulant et dynamique, vous avez peut-être trouvé votre futur emploi. Permettez-nous de nous présenter. Nous sommes Servomax, un fournisseur de services de café au bureau qui a pour objectif de contribuer à la création d’un environnement de travail qui favorise le bien-être des employés, partout au Canada. Nos services comprennent la distribution de café, de collations ou même de repas gourmets (service de traiteur). Nous avons tout ce dont nos clients ont besoin pour offrir une expérience au bureau au niveau MAX.

Travailler chez Servomax

Travailler chez Servomax, c'est faire partie d'une équipe en pleine croissance, avec des objectifs professionnels ambitieux. Nous visons haut puisque le talent de notre équipe nous le permet. Visualisez un petit groupe de personnes compétentes et professionnelles qui s'unissent pour réaliser de grands changements grâce à des machines innovantes, des produits de qualité et un service exceptionnel et fiable. Établissez des relations durables avec les clients et les membres de l'équipe tout en contribuant à la modernisation des salles de pause des bureaux à travers le pays.

Profitez également de nos superbes avantages !

Café de qualité GRATUIT, équilibre entre la vie professionnelle et la vie privée, assurance médicale, rabais employé, rémunération concurrentielle et plus!

Nous sommes actuellement à la recherche d'un...

SPÉCIALISTE DES COMPTES RECEIVABLES

Notre équipe d'experts en café est responsable de la distribution et du service d'une variété d'équipements de café commercial. Notre équipe de finance assure la performance et la qualité de nos offres et de nos opérations, nous permettant d’accomplir nos tâches efficacement et de fournir un service maximal à nos clients. Notre équipe de finance actuelle possède des décennies d'expertise spécifique à l'industrie et est très bien placée pour faire les meilleures recommandations pour nos processus et opérations.

Le candidat idéal aura des connaissances de base dans certains ou tous les domaines suivants :

Facturation
Comptabilité
Polyvalence
Finances
Café
Service à la clientèle
Industrie des aliments et des boissons

En tant que nouvel employé, vous bénéficierez d’une formation intégrale qui couvrira les compétences fondamentales, les outils et les connaissances internes nécessaires pour réussir et être efficace avant d'entrer sur le terrain.

Responsabilités

Effectuer des tâches administratives et de bureau telles que l'envoi de relevés mensuels, de copies de factures et de rappels de factures.
Effectuer quotidiennement des appels auprès des clients afin d'assurer le paiement des factures impayées et suivre les relevés de comptes dans notre système ERP.
Maintenir des registres précis de tous les paiements entrants et des relevés de comptes (enregistrement et comptabilisation des paiements reçus).
Assister les clients dans leurs demandes de renseignements généraux par courriel/téléphone.
Rechercher activement et résoudre les divergences entre les factures.
Signaler toute irrégularité dans les reçus.
Télécharger les factures sur les portails des clients et vérifier l'état des paiements.
Gestion de l'information et de la communication avec les clients et les fournisseurs.
S'assurer que les contacts de paiements des clients sont à jour dans le système CRM.
Convertir les clients vers un paiement par transfert électronique EFT
Générer des rapports hebdomadaires sur les comptes recevables pour usage interne
Générer des rapports financiers
Contribuer à l’optimisation des processus internes au sein de l'équipe des finances
Assister les départements de facturation et d’approvisionnement.
Contribuer à la clôture mensuelle de facturation

Responsabilités

Minimum de 3 ans d’expérience dans un domaine connexe
Bonne connaissance de Great Plains (un atout) ou de tout autre logiciel de comptabilité similaire
Bonne connaissance de Microsoft Excel
Attention au détail
Attitude professionnelle et compétences exceptionnelles en matière de gestion du temps
Capacité à travailler de manière autonome, et attitude proactive
Excellentes compétences en communication verbale et écrite en anglais et en français
Capacité à travailler sous pression et à résoudre les problèmes des clients

L'horaire de travail est du lundi au vendredi, de 8 h à 17 h.

Job Types: Full-time, Permanent

Benefits:

Casual dress
Company events
Dental care
Employee assistance program
Extended health care
On-site parking
Paid time off

Schedule:

Monday to Friday

Work Location: In person

Application deadline: 2024-12-02
Expected start date: 2024-12-02

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