***An English version follows below***

Résumé

DS est à la recherche d’un gestionnaire comptable et de la paie pour se joindre à notre équipe des Finances nouvellement créée. Ce poste hybride vous offre la possibilité de travailler à la fois à notre siège social et à distance.

En tant que gestionnaire comptable et de la paie, vous travaillerez étroitement avec la contrôleuse financière pour bâtir le Service de la comptabilité de DS. Vous collaborerez à l’implantation de mesures de contrôle pour la paie, la gestion de trésorerie, les comptes fournisseurs et les comptes clients et à l’adhésion à ces mesures de contrôle.

Nous cherchons une personne qui sera à la fois une gardienne vigilante des politiques de l’entreprise et une personne flexible et souple qui est capable de changer de direction et de faire respecter de nouvelles politiques et marches à suivre au besoin. Votre mentalité proactive et votre engagement envers l’excellence joueront un rôle essentiel pour façonner nos activités financières de A à Z.

Responsabilités Professionnelles

Paie

Traiter la paie de façon précise et opportune tout en s’assurant que les adhésions des employés, les cessations d’emploi et les révisions sont correctement mises à jour dans l’ensemble des systèmes.
Publier les écritures comptables de la paie et réconcilier les comptes généraux du grand livre sur une base mensuelle.
Préparer et soumettre les versements (AE, RPC/RRQ, impôt-santé, CIAT) et les charges sociales.
Assurer la conformité aux lois et aux règlements sur les charges sociales en vigueur.
Maintenir la confidentialité et la sécurité des données financières sensibles.

Comptes fournisseurs

Vérifier, saisir et obtenir les approbations pour les factures des fournisseurs tout en s’assurant qu’elles sont payées de façon opportune.
Réviser et traiter les relevés de dépenses des employés avec les pièces justificatives et les autorisations.
Préparer les inscriptions fournisseurs en tenant compte des répercussions sur la taxe de vente provinciale.
Déposer et payer la taxe de vente tous les mois.
Enquêter sur les écarts associés au traitement des paiements et les résoudre.

Comptes clients

Saisir et classer les factures, effectuer rapidement les suivis sur les factures non payées
Associer les paiements à venir aux factures pour un rapprochement exact des comptes clients

Gestion de trésorerie

Effectuer les rapprochements bancaires et publier les inscriptions au livre comptable reliées aux transactions bancaires.

Administration

Suivre les procédures pour produire les bilans de fin de mois en 10 jours ou moins.
Maintenir des registres organisés des factures, des contrats, etc.
Collaborer à la gestion des renouvellements de contrat avec les clients et les fournisseurs.
Superviser la saisie de temps des employés conformément à la politique de l’entreprise.
Soutenir la contrôleuse financière dans divers projets, y compris, sans s’y limiter : nettoyage de données, analyses des dépenses de l’entreprise, réclamation RS&DE annuelle, etc.

Exigences

Une certification ou un diplôme en comptabilité, en finances ou dans une discipline connexe est préférable.
Au mois 1 à 2 années d’expérience en comptabilité ou à un poste administratif
De l’expérience avec les progiciels de gestion intégrée pour la paie (p. ex. Payworks) ou un certificat en gestion de la paie (c’est-à-dire une certification de l’Institut national de la paie) est préférable.
De l’expérience avec les progiciels de gestion intégrée en comptabilité (comme Xero, Expensify, DextPrepare)
Expertise avec les logiciels Excel et Google Sheets
De solides compétences organisationnelles et en gestion de temps
Niveau élevé de précision et une grande attention portée aux détails
De solides compétences interpersonnelles et en communication

Ce que nous offrons

Une occasion de développement professionnel grâce à des cours, des conférences et des certifications payés
Des locaux d’entreprise en démarrage et la possibilité de se joindre à une équipe multidisciplinaire en pleine croissance
Un régime collectif concurrentiel comprenant les soins de santé et dentaires
Le travail hybride à la fois à distance et au bureau
Notre siège social situé au Vieux-Port de Montréal est toujours bien garni en collations et en café en plus d’avoir une terrasse sur le toit avec vue
Un MacBook
3 semaines de vacances

Summary

DS is seeking a highly organized and detail-oriented Accounting & Payroll Administrator to join our newly established Finance team. This hybrid position offers the flexibility of working both from our Old Port Head Office and remotely.

As our Accounting & Payroll Administrator, you will work closely with the Financial Controller to build-out DS’ accounting function. You will assist in implementing and adhering to controls around payroll, cash management, accounts payable, and accounts receivable.

We seek someone who is both a vigilant guardian of corporate policy and flexible and adaptable, capable of pivoting and enforcing new policies and procedures as needed. Your proactive mindset and commitment to excellence will play a pivotal role in shaping our finance operations from the ground up.

Job Duties

Payroll

Process payroll in a timely and accurate manner while ensuring employee enrollment, terminations, and adjustments are correctly updated across systems
Post payroll journal entries and reconcile general ledger accounts monthly
Prepare and submit remittances (EI, CPP/QPP, EHT, WCB) and payroll tax returns
Ensure compliance with applicable payroll tax laws and regulations
Maintain confidentiality and security of sensitive financial information

Accounts Payable

Verify, enter, and obtain approval on vendor bills, while ensuring timely payment
Review and process employee expense reports with proper backup and authorization
Prepare payables entries considering provincial sales tax implications
File and pay monthly sales tax
Investigate and resolve discrepancies associated with processing of payments

Accounts Receivable

Enter and classify invoices, follow-up promptly on outstanding payments
Match incoming payments to invoices for accurate customer account reconciliation
Perform bank reconciliations and post journal entries related to banking transactions

Cash Management

Perform bank reconciliations and post journal entries related to banking transactions

Administration

Follow procedures for timely month-end close in 10 days or less
Maintain organized historical records of invoices, contracts, etc.
Assist in managing contract renewals with customers and vendors
Oversee employee time tracking within corporate policy
Support the Financial Controller in various projects, including but not limited to: data cleanup, corporate spending analyses, annual SR&ED claim, etc.

Requirements

Certification or degree in Accounting, Finance, or a related field preferred
Minimum 2 years of work experience in the field of accounting or related operations/finance role
Experience with payroll ERPs (i.e. Payworks) and/or payroll certified (i.e. National Payroll Institute) preferred
Experience with accounting ERPs (i.e. Xero, Expensify, DextPrepare)
Proficient in Excel/Google Sheets
Excellent organizational and time-management skills
High level of accuracy and attention to detail
Strong communication and interpersonal skills

What We Offer

The opportunity for professional development through funded courses, conferences and certifications
A startup office space and the opportunity to join a growing, multi-disciplinary team
A competitive health package including Medical & Dental benefits
Hybrid work, both remote and in the office
Our Head Office in the Old Port of Montreal always has a supply of snacks and coffee, a rooftop terrace with a view
A MacBook computer
3 weeks vacation

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